دستور حسينية بن خميس

'الباب الأول: أحكام عامة"

مادة ( 1 )
تعريف الحسينية

هي مؤسسة دينية اجتماعية ثقافية أسسها المرحوم الحاج أحمد بن خميس الموافق 1877 ميلادية
 
مادة ( 2 )
تتبع الحسينية  رسميا إدارة الأوقاف الجعفرية التابعة لوزارة العدل والشؤون الإسلامية

مادة ( 3 )
مقر الحسينية  ومركز إدارتها في مبنى 404  - مجمع 404 طريق 144 السنابس
 
مادة ( 4 )
يمثل الحسينية  قانونيا رئيس مجلس الإدارة أو من  ينوب عنه بقرار من مجلس الإدارة
 
مادة ( 5 )
حق استخدام الحسينية  والإنتفاع به هو حق عام للجميع وذلك لتحقيق أهداف الحسينية  وفق ماسن من نظم وقوانين مع مراعاة احترام الحسينية  وقدسيتها الشرعية ونظامها الأساسي ودفع ما يبرئ ذمتها عوضا عن ذلك .
 
مادة (6)
تستند الإدارة في اتخاذ قراراتها على تعاليم مذهب أهل البيت عليهم السلام  والرجوع إلى أهل الخبرة  من الفقهاء والعلماء والعدول إذا دعت الحاجة.
 
مادة ( 7 )
تنسب جميع الأنشطة  التي تقرها إدارة المأتم وتمارسها الفعاليات المحسوبة  عليها إلى المأتم ، و لا يجوز إلغاؤها أو نقلها خاصة تلك التي تعتبر أنشطة تأسيسية.
 
مادة (  8 )
يعمل المأتم على تحقيق الأهداف التالية:
1- غرس مودة وتعاليم أهل البيت عليهم السلام في نفوس أبناء المجتمع استجابة لقوله تعالى: { قل لا أسألكم عليه أجراً إلا المودة في القربى }.
2- نشر التوعية الإسلامية وتنمية المستوى الفكري والروحي والسلوكي لأبناء المجتمع كما ورد عن الإمام الباقر عليه السلام { شيعتنا المتبادلون في ولايتنا المتحابون في مودتنا المتزاورون في إحياء أمرنا }.
 
مادة ( 9 )
يسعى المأتم لتحقيق أهدافه بالوسائل والأنشطة التالية:
1 - الاحتفال بذكرى مواليد ووفيات الرسول الأعظم وأهل بيته الأطهاروذلك بإحياء المجالس والخطب الحسينية ، وإقامة مواكب العزاء والاحتفالات والمعارض  المختلفة وغير ذلك مما ينسجم والشريعة الإسلامية الغراء.
2 - إعداد البرامج والحلقات الثقافية عامة والدينية خاصة و التي تحقق الأهداف المذكورة.
3 - التعاون والتنسيق مع المآتم والمؤسسات الدينية والأهلية والخيرية المختلفة.
 
الباب الثالث:  الجمعية العمومية
مادة ( 10 )
الجمعية العمومية هي الجهة التي تقوم برسم نظام المأتم وانتخاب أعضاء مجلس إدارته في الحدود المبينة في المادة رقم (34 ) .

مادة (11)
كيفية تكوين الجمعية العمومية

يحق لكل من يرغب من أبناء المنطقة أو منتسبيها الانضمام لعضوية الجمعية العمومية للمأتم عن طريق ملء الاستمارة الخاصة بذلك لدى لجنة الانتخابات مراعيا شروط العضوية المبينة في المــــــادة (12)

مادة ( 12 )
يشترط في عضو الجمعية العمومية ما يلي:
أ - الاستقامة وحسن السيرة والسلوك.
ب - أن لا يقل عمره عن 20 سنة.
ج - أن يكون من سكنة منطقة السنابس أو من منتسبيها.

مادة ( 13 )
مهام وصلاحيات الجمعية العمومية
أ - النظر في الاقتراحات والتقارير المقدمة من مجلس الإدارة أو من اللجان الإدارية.
ب - النظر في التقارير المالية لإيرادات ومصروفات المأتم.
ج - إبداء الرأي في تقرير مجلس الإدارة عن أعمال السنة المنتهية.
د - انتخاب أعضاء مجلس الإدارة وفق الحدود المبينة في المادة (34).
هـ - النظر في مشروع ميزانية السنة المالية المقبلة.
و-  النظر في المسائل الأخرى التي يرى مجلس الإدارة أو الأعضاء إدراجها في جدول الأعمال.

مادة ( 14 )
أ - تعقد الجمعية العمومية دورتها العادية مرة كل سنة خلال الثلاثة أشهر التالية لانتهاء السنة المالية للمأتم.
ب - يحدد مجلس الإدارة موعد ومكان عقد الجمعية العمومية وجدول الأعمال ويبلغ بها الأعضاء قبل موعد الانعقاد بأسبوعين على الأقل .
ج-  لا يجوز للجمعية العمومية النظر في غير المسائل الواردة في جدول الأعمال إلا بموافقة أغلبية  الحاضرين .
 
مادة ( 15 )
أ - لا يعتبر اجتماع الجمعية العمومية صحيحا إلا بحضور ما لا يقل عن مائة من الأعضاء ، فإذا لم يكتمل هذا العدد أجل الاجتماع إلى جلسة أخرى تعقد خلال مدة لا تزيد على أسبوعين من تاريخ الاجتماع الأول ويكون الاجتماع الثاني صحيحا إذا حضره ما لا يقل عن خمسين عضوا بشرط حضور نصف أعضاء مجلس الإدارة.
ب - إذا اكتمل النصاب القانوني لانعقاد الجمعية العمومية فلا يؤثر في صحة القرارات المتخذة انسحاب أقل من نصف عدد الأعضاء الحاضرين عند بدء الاجتماع .

مادة ( 16 )
يجوز أن تعقد الجمعية العمومية جلسة غير عادية بناءً على:
1 - طلب يتقدم به إلى مجلس الإدارة عدد لا يقل عن ربع أعضاء الجمعية العمومية.
2 - قرار من مجلس الإدارة.
 
مادة ( 17 )
تختص الجمعية العمومية غير العادية بما يلي:
أ - تعديل في النظام الأساسي للمأتم.
ب - عزل بعض أعضاء مجلس الإدارة.
ج - مسائل أخرى تحددها الجهة الداعية لعقد الجمعية العمومية غير العادية.

مادة ( 18 )
تطبق في انعقاد الدورة غير العادية الإجراءات التي تسير عليها الدورات العادية من حيث تحديد الموعد والمكان وصحة الانعقاد وغير ذلك.
 
مادة ( 19 )
تصدر قرارات الجمعية العمومية بأغلبية أصوات الحاضرين ومع ذلك يشترط لصحة القرارات المتخذة بخصوص تعديل النظام الأساسي أو فصل عضو من أعضاء مجلس الإدارة تصويت أغلبية ثلثي الأعضاء الحضور .

مادة ( 20 )
من حق الجمعية العمومية تطوير وتعديل أو وقف تنفيذ أي مادة قانونية من هذا النظام .

مادة (21 )
يجب على عضو الجمعية العمومية ما يلي:
أ - الالتزام بالنظام الأساسي للمأتم وقرارات مجلس الإدارة.
ب - العمل على تحقيق أهداف المأتم من خلال المشاركة في البرامج والأنشطة المأتميه.
ج - الالتزام بحضور اجتماعات الجمعية العمومية.

مادة ( 22 )
تحدد كل دورة للجمعية العمومية بأربع سنوات، وتكون عضوية الأفراد فيها قابلة للتجديد.
 
مادة ( 23 )
يتعين على من يرغب في الانسحاب من عضوية الجمعية العمومية أن يشعر أمين سر مجلس الإدارة  كتابياً مبيناً أسباب الانسحاب.

الباب الرابع: المجلس الاستشاري

مادة (24)
تنتخب الجمعية العمومية ستة من أعضائها ليشكلون مجلسا استشاريا يمثلها أمام مجلس الإدارة تحدد مهامه المادة اللاحقة رقم ( 29 ).

مادة ( 25 )
تحدد مهامه المادة اللاحقة رقم تنتخب الجمعية العمومية ستة من أعضائها ليشكلون مجلسا استشاريا يمثلها أمام مجلس الإدارة ( 29 )
 
مادة (26)
يشترط في عضو المجلس الاستشاري ما يلي :
1- أن لا يقل عمره عن 35 سنة .
2- أن لا يكون شاغلا لمنصب في مأتم آخر.
3- أن يكون من أصحاب الخبرة بشؤون المأتم. 

مادة ( 27 )
يشترط في عضو المجلس الاستشاري ما يلي :
1- أن لا يقل عمره عن 35 سنة .
2- أن لا يكون شاغلا لمنصب في مأتم آخر.
3- أن يكون من أصحاب الخبرة بشؤون المأتم.

مادة ( 28 )
تكون مدة عضوية المجلس الاستشاري أربع سنوات قابله للتجديد.

مادة ( 29 )
يتلخص دور المجلس الاستشاري في المهام التالية :
1- القيام بمهام ومسئوليات الجمعية العمومية وقف المادة رقم (13).
2- تقويم أداء مجلس الإدارة.
3-تشكيل لجنة مستقلة للتحضير و الإشراف على انتخاب مجلس الإدارة.
4- المساهمة في صنع بعض القرارات الإدارية من خلال توفير المعلومات اللازمة و إبداء الرأي حول قضايا المأتم.

مادة ( 30 )
تعقد اجتماعات مشتركة بين المجلسين الإداري و الاستشاري في الأوقات و المناسبات التالية :
1- قبل و بعد موسم عاشوراء.
2- قبل و بعد موسم شهر رمضان المبارك.
3- قبل اعتماد السنة المالية الجديدة.
4- قبل شهرين على الأقل من انتهاء دورة مجلس الإدارة.
5- أي وضع يمر به المأتم يستلزم ذلك.

مادة ( 31 )
في حالة وفاة أو استقالة أحد أعضاء المجلس الاستشاري ، يحل محله المرشح الذي حصل على الرتبة السابعة في عدد الأصوات أو ما يليها في حالة اعتذاره.

الباب الخامس:  مجلس الإدارة
مادة ( 32 )
مجلس الإدارة هو السلطة التنفيذية للمأتم ويقوم بتنفيذ بنود النظام الأساسي ويعمل بالقرارات والتوصيات الصادرة من الجمعية العمومية لتحقيق أهداف المأتم .

مادة ( 33 )
يقوم مجلس الإدارة على وجه الخصوص بالمهام التالية:
1 - إعداد الخطط والبرامج والوسائل المحققة لأهداف المأتم.
2- وضع اللوائح القانونية الخاصة بالميزانية والشئون الإدارية على ضوء النظام الأساسي.
3 - تشكيل اللجان اللازمة لتحقيق أهداف المأتم وتشجيع الأشخاص على الانضمام لعضويتها.
4 - دراسة التقارير والاقتراحات الواردة من أعضاء الجمعية العمومية أو من اللجان المشكلة  من أعضاء مجلس الإدارة.
5 - إعداد التقرير السنوي عن نشاطات المأتم.
6-  إعداد  توصية للجمعية العمومية بتعديل مواد النظام الأساسي.
7-  إعداد مشروع الميزانية لكل سنتين ماليتين وحسابهما الختامي.
8-  الإعداد والتهيئة لانتخابات الجمعية العمومية للدورة اللاحقة.
 
مادة ( 34 )
يتكون مجلس الإدارة من اثني عشر عضوًا يتم اختيارهم كالتالي:
أ-الرئيس: ويعين من قبل ذرية المرحوم الحاج أحمد بن خميس حسب الوصية التي تركها.
ب- تسعة أعضاء: يتم انتخابهم من قبل الجمعية العمومية عن طريق الاقتراع السري المباشر.
ج- عضوين إداريين: يخير الرئيس بين تعيينهم من مجلس الإدارة للدورة السابقة أو انتخابهم من قبل الجمعية العمومية عن طريق الاقتراع السري المباشر .
 
مادة ( 35 )
تحدد كل دورة انتخابية لمجلس الإدارة بأربع سنوات هجريه.

مادة ( 36 )
يشترط في عضو مجلس الإدارة ما يلي :
أ - الشروط السابقة في عضو الجمعية العمومية ( مادة 12).
ب - أن لا يقل عمره عن 25 سنة .
ج - أن يكون طليقا ولا يعرف عنه التغيب عن البلاد زمنا يعادل نصف فترة انتخابه .
د - أن يكون متعلما وذا خبرة ودراية إلى الحد الذي يمكنه من فهم نوعية العمل وتحمل المسئولية .
هـ – أن لا يكون شاغلاً لمنصب في إدارة مأتم آخر .
و – أن لا يكون قد أنتخب لعضوية مجلس الإدارة دورتين متتاليتين ويحق له أن يرشح نفسه بعد انقطاع فترة انتخابية واحدة.
ي - أن يُعرف بتواجده الملحوظ في المأتم بصورة عامة .

مادة ( 37 )
توزع المناصب الإدارية بين أعضاء مجلس الإدارة في أول اجتماع للإدارة وذلك عن طريق التفاهم بين الأعضاء أو ينتخب الأعضاء من قبل الجمعية العمومية حسب المناصب التي يرغبون فيها وفقاً لما تقتضيه المصلحة.

مادة ( 38 )
توزع مهام أعضاء مجلس الإدارة على النحو التالي:

 أولاً: الرئيس : وهو الممثل القانوني للمأتم لدى الغير ويختص بما يلي:
أ - رئاسة جلسات مجلس الإدارة والجمعية العمومية وإدارة كل منهما .
ب - التوقيع على محاضر جلساتها مع أمين السر ، وعلى الشيكات وجميع أذونات الصرف والمستندات المالية مع الأمين المالي.
ج - يتولى البت في الأمور المستعجلة التي لا تتحمل التأخير على أن تعرض على مجلس الإدارة في أول اجتماع له.
د- متابعة جميع الأوقاف المتعلقة بالمأتم من أراضى ومباني وإيجارات واتفاقات مالية لدى إدارة الأوقاف الجعفرية.

ثانياً : نائب الرئيس: وله صلاحيات الرئيس في حال غيابه أو عجزه عن مزاولة مهامه ، ولرئيس مجلس الإدارة أن ينيط به بعض المهام الدائمة والمناسبة لوضعه وإطلاع مجلس الإدارة بذلك .

ثالثاً : أمين السر: ويقوم بالأعمال التالية :
أ - ترتيب موعد اجتماع مجلس الإدارة.
ب - تحضير جدول أعمال جلسات مجلس الإدارة والجمعية العمومية.
ج - تدوين محاضر جلسات مجلس الإدارة.
د - تسجيل الغياب والحضور والتأخير.
هـ – الإشراف على كافة الأعمال الكتابية والملفات والمراسلات والسجلات والعقود .

رابعاً : أمين الصندوق : وتكون مسئولياته على النحو التالي:
أ - إدارة أموال المأتم والاحتفاظ بحساباته وإيراداته ومصروفاته .
ب - إيداع أموال المأتم في أحد البنوك المعتمدة.
ج - صرف ما يتقرر صرفه بموجب أذونات موقعة من قبله ومن قبل الرئيس.
د - مراقبة تحصيل قيد الاشتراكات في الدفاتر والسجلات.
ح - حفظ المستندات المالية التي يترتب عليها التزام مالي على المأتم أو حق له مع مراعاة مطابقة الإيرادات والمصروفات لأحكام اللائحة المالية.
خ- تقديم تقرير شهري لمجلس الإدارة عن الحالة المالية للإيرادات والمصروفات.
ر - الاحتفاظ بمبلغ معين للنثريات الضرورية وفقاً لما تحدده اللائحة المالية للمأتم.
ز - تنشيط التبرعات وتنمية الصندوق.
هـ – استثمار أملاك المأتم لتنمية الصندوق.
و-إعداد مسودة مشروع الميزانية لكل سنتين ماليتين.
ى- تحرير اذونات الصرف الخاصة بلجنته.

خامساً: مدير الثقافة والإعلام: وتتمثل مهامه فيما يلي :
أ - الإشراف على جميع الأنشطة والفعاليات الثقافية.
ب- تهيئة المكتبة ولوازمها وتنظيمها.
ج- اختيار الخطباء والاتفاق معهم.
د- متابعة الملصقات الحائطية والإعلانات واللافتات التي تلصق داخل المأتم.
ك- حفظ أشرطة التسجيل في أرشيف خاص بالمأتم.
هـ- الإشراف على القصائد والكلمات التي تنشد في الاحتفالات.
و- تحرير أذونات الصرف الخاصة بلجنته.

سادساً: مدير الموكب :  ويقوم بالمهام التالية:
أ -   الإشراف على الموكب وتنظيمه وتوقيت خروجه وتسيير حركته.
ب- الإشراف على حاجات الموكب ومصروفاته.
ج- الإشراف على القصائد وبرامج المنشدين للموكب.
دـ- الاحتفاظ بمعدات وتجهيزات الموكب بعد الانتهاء وإرجاعها إلى المخازن المخصصة لها.
ك- التصدي لفض أي نزاع أو أي سوء فهم يحدث في الموكب.
هـ- الإشراف على تصوير الموكب .
و- تحرير أذونات الصرف الخاصة بلجنته.
ى- الترتيب والتنسيق مع المآتم الأخرى فيما يخص الموكب .

سابعاً: مدير الصيانة والمشاريع: ويقوم بالمهام التالية:
أ - الفحص الدوري لمبنى المأتم وملحقاته من إضاءة وتكييف وكهرباء وماء وغيرها.
ب- تشخيص الأجزاء التي تحتاج إلى صيانة.
ج- تنفيذ أعمال الصيانة في المأتم وملحقاته وممتلكاته وأوقافه.
د- الإشراف على بناء المشاريع التابعة للمأتم.
هـ- تحرير أذونات الصرف الخاصة بلجنته.

ثامناً: مدير مبنى المأتم : ويقوم بالأعمال التالية:
أ- استقبال وتوديع الخطباء والضيوف.
ب- تحديد وقت فتح المأتم وموعد القراءة.
ج- ضبط مكبرات الصوت والقراءة في المأتم .
د- الإشراف على حجز المأتم للاحتفالات والأعراس والوفيات .
ر- ضبط استخدام وتداول مفاتيح المأتم .
ز- مراقبة نظافة المأتم ودورة المياه.
ع - ضبط استخدام الكهرباء والإضاءة  في المأتم .
ك- إخطار مسئول الصيانة عن المواضع التي تحتاج الى إصلاح .
هـ- مراقبة الملصقات والإعلانات داخل المأتم وإطلاع مسئول اللجنة الثقافية عليها .
و – جمع التبرعات للأعمال الخيرية أو النذور وإيصالها إلى مسئول اللجنة الاجتماعية أو أمين الصندوق .

تاسعاً:  مدير اللجنة الاجتماعية: وتكون مهامه كما يلي :
أ- إعداد برامج لتكريم العاملين في المأتم.
ب- إعداد البرامج الترفيهية للمعزين والمتطوعين في أنشطة المأتم.
ج- إصلاح ذات البين والتصدي لأي خلاف بين العاملين في المأتم.
د- تنظيم زيارات لأفراد ومؤسسات المجتمع بما تقتضيه المصلحة العامة .
هـ- العمل على بث روح المحبة والإخاء والتآلف بين أبناء المنطقة.
و- العمل على تشجيع التواصل بين أفراد المجتمع والمأتم.
ى-التعاون والتنسيق مع الأنشطة الاجتماعية الأخرى .

عاشراً: مدير الخدمات: ويقوم بالمهام التالية:
أ - شراء وإعداد ما يحتاجه المآتم من مؤن ومستلزمات لطبخ الوجبات وإعداد المشروبات وغيرها.
ب- الحفاظ على مستلزمات المطبخ وصيانتها.
ج- إعارة الأواني ومستلزمات الطبخ وتأجيرها.
د- التوقيع على أذونات الصرف المالي للجنته مع أمين الصندوق.
 
إحدى عشر : مدير اللجنة الفنية والإنترنت
 1. الإشراف عل إعداد وتنفيذ وإخراج الأعمال الفنية المناسسبة لدعم وتطوير برامج وأنشطة وفعاليات الحسينة بالتعاون والتنسيق مع الأعضاء مسئولي اللجان المعنية.
 2. متابعة تصوير وبث وتسجيل فعاليات الحسينية وتنظيم أرشيف خاص بها ومد خطوط اتصال وربط الحسينية تلفزيونيا وإلكترونيا بمآتم ومؤسسات المنطقة كلما لزمت الحاجة لذلك.
 3.بناء وتنظيم فريق عمل تخصصي لصفحة الحسينية على شبكة الإنترنت ومتابعة إجراء التحديثات اللازمة باستمرار.
 4. متابعة وتصميم وطباعة الإعلانات على الكمبيوتر ، وإرسال الدعوات لفعاليات الحسينية عن طريق البريد الإلكتروني ، وترتيبات إجراء البث المباشر على شبكة الإنترنت ، وإيصال الرسائل البريدية الإلكترونية إلى أمير السر.
5. شراء احتياجات ومستلزمات عمل اللجنة من أدوات وأجهزة وغيرها . بالتنسيق مع الأمين المالي.
6. المحافظة على الأجهزة والأدوات الموجوده في عهدته وحسن استخدامها وصيانتها ووضع نظام أعارتها ، وبيع منتجاتها من أفلام وأشرطه وغيرها.
 
الباب السادس:  أنظمة وقوانين مجلس الإدارة
مادة ( 39 )
يجتمع مجلس الإدارة مرة كل شهر على الأقل بصفة دورية ، وتكون اجتماعاته صحيحة بحضور أكثر من نصف أعضاءه ، ويقوم أمين سر المجلس بتحضير جدول الأعمال وعرضه على الرئيس ثم يخطر الأعضاء به قبل أسبوع على الأقل من موعد الانعقاد.
 
مادة ( 40 )
تصدر قرارات المجلس بأغلبية أصوات الحاضرين على أن يكون بينهم الرئيس ، فإذا تساوت الأصوات يرجح الجانب الذي فيه الرئيس أو نائبه عند غياب الرئيس .

مادة ( 41 )
يجوز أن يعقد مجلس الإدارة اجتماعا غير عادي بدعوة من الرئيس أو بناء على طلب ثلث أعضاء المجلس على الأقل وذلك للنظر في الأمور الطارئة ، ويقتصر الاجتماع على مناقشة الموضوعات المقرة في جدول أعماله .

مادة ( 42 )
أعضاءها يجوز لعضو مجلس الإدارة أن يشكل لجنة فرعية من أفراد مجلس الإدارة أو من غيرهم ويحدد عدد واختصاصاتها ويضع نظاماً لإعمالها وذلك بعد موافقة مجلس الإدارة، كما يجب عليه أن يقدم تقريراً شاملاً عن إنجازها كل ستة شهور على الأقل.

مادة ( 43 )
يعتبر مستقيلاً من عضوية مجلس الإدارة كل من تغيب عن حضور جلساته ثلاث مرات متوالية أو ست مرات خلال السنة الواحدة بدون إبداء عذر مقبول .

مادة (44 )
في حالة وفاة أو استقالة أو فصل أحد أعضاء مجلس الإدارة أو خلو مكانه لأي سبب فإنه;
1-  يحل محله المرشح الحاصل على أكثر الأصوات ترتيباً في الانتخابات التي أجريت لتحديد أعضاء مجلس الإدارة.
2- فإذا لم يوجد بين المرشحين كفؤاً للقيام بالدور الشاغر فيجوز لمجلس الإدارة انتخاب عضواً بديلاً شرط أن لا يكون عدد الحالات أكثر من ربع أعضاء مجلس الإدارة.
3- وإذا كان عدد الأعضاء المستقيلين دفعة واحدة أكثر من ربع وأقل من نصف أعضاء مجلس الإدارة فيجب على مجلس الإدارة إخطار الجمعية العمومية لانتخاب العدد المكمل .
4- أما إذا كان العضو المراد شغل مكانه قد عين وفقاً للمادة 34 ج فعلى الرئيس أن يزكي خلفاً له.
وتكون مدة العضو(الأعضاء) البديل في جميع الحالات السابقة مكملة لمدة سلفه (سلفهم).   

مادة ( 45 )
يُحل مجلس الإدارة إذا استقال منه نصف عدد أعضاءه على الأقل دفعةً واحدةً، أو إذا أصبح عدد الأعضاء الباقين لأي سبب أقل من ثلث عدد أعضاء المجلس منذ أول انتخابه، وفي هاتين الحالتين يعرض الأمر على الجمعية العمومية في اجتماع غير عادي لانتخاب مجلس إدارة جديد تكون مدته مكملة لمدة المجلس السابق ويتولى من بقى من أعضاء مجلس الإدارة المنحل الدعوة إلى عقد اجتماع الجمعية العمومية خلال شهر من تاريخ حل المجلس

مادة ( 46 )
يحتفظ مجلس الإدارة في مقره بالسجلات والدفاتر التالية:
أ - سجل لقيد الأعضاء مبيناً به على الأخص اسم كل عضو كاملاً وتاريخ قبوله بالعضوية ورقمه الشخصي ورقم هاتفه .
ب - سجل تُدون فيه محاضر جلسات مجلس الإدارة .
ج - سجل تدون فيه محاضر جلسات الجمعية العمومية .
د - سجل لقيد الإيرادات والمصروفات .
هـ - سجل بكشف حساب البنك .
و - دفتر لقيد الاشتراكات والتبرعات والنذورات.
ز - أرشيف للأشرطه والصور .
ع - سجل لقيد جميع العقارات و المنقولات من العهد والأصول الثابتة التي يملكها المأتم على أن يثبت في هذا السجل وصف مختصر عن كل منها وثمن شرائها ، واسم مُوقفها وتاريخه والمكان الموجود فيه ، واسم الشخص الذي في عهدته وصفته وعنوانه، كما يثبت في السجل المذكور كل تغيير يطرأ على حالتها.

ولمجلس الإدارة: إذا لزم الأمر إضافة بيانات أخرى إلى البيانات الواردة في السجلات المشار إليها كما يجوز إنشاء سجلات ودفاتر أخرى مما قد يتطلبه حسن سير العمل ، ويشترط قبل البدء في العمل بالسجلات والدفاتر المشار إليها أن تُرقم كل صفحة من صفحاتها بأرقامٍ متسلسلة وأن تختم بختم المأتم ويجب أن تكون جميع السجلات والدفاتر والملفات مستوفاة أولاً بأول .

مادة ( 47 )
تتكون إيرادات المأتم مما يلي :
أ - اشتراكات المساهمين .
ب - الهبات والتبرعات والأوقاف التي يتم التبرع بها للمأتم .
ج - الأرباح والفوائد الناتجة عن استثمار أموال المأتم .
د - الأموال التي تتسلمها الإدارة من أوقاف المأتم التي تديرها إدارة الأوقاف الجعفرية .
هـ – الأموال المدفوعة من مستخدمي المأتم استخداما شخصياً .

مادة ( 48 )
تبدأ السنة المالية للمأتم من أول يناير وتنتهي في 31 ديسمبر من كل عام ميلادي.

مادة ( 49 )
رئيس وأعضاء مجلس الإدارة مسئولون كلٍ في حدود اختصاصه عن أموال المأتم وعن أي تصرف فيها مخالفاً لأحكام هذا النظام واللوائح الداخلية للمأتم.

مادة ( 50 )
يضع مجلس الإدارة لائحة مالية ينظم فيها الشئون المالية للمأتم وعلى وجه الخصوص أوجه صرف الأموال النقدية وإيداعها ومقدار المبالغ التي يجوز لأمين الصندوق الاحتفاظ بها للصرف منها في الحالات الطارئة.

مادة ( 51 )
يقوم مجلس الإدارة بعرض الحساب الختامي وكذلك مشروع الميزانية الجديدة بعد إقرارهما من جميع الأعضاء على الجمعية العمومية وذلك لإبداء الرأي فيهما.

مادة ( 52 )
العمومية يجب عرض الحساب الختامي لإيرادات ومصروفات المأتم في مكان ظاهر في المأتم قبل انعقاد الجمعية بأسبوعين على الأقل.

مادة ( 53 )
تودع الأموال النقدية للمأتم باسمه الذي سجل به لدى أحد المصارف المعتمدة ، ولا يسحب أي مبلغ إلا إذا وقع على الشيك اثنان من ثلاثة هم الرئيس ونائبه وأمين الصندوق.

مادة ( 54 )
هذا النظام لا يصرف أي مبلغ من أموال المأتم إلا بقرار من مجلس الإدارة وفي حدود أغراض المأتم وطبقا لما يحدده واللائحة المالية من أحكام وشرائط ، وفي الحالات الطارئة يجوز الصرف بأمر الرئيس بغير موافقة سابقة من مجلس الإدارة على أن تعرض عليه في أول اجتماع له مشفوعة بأسباب ومستندات الصرف.

مادة ( 56 )
يعهد إلى مدقق مالي النظر في الحساب الختامي للسنة المالية المنتهية .

مادة ( 57 )
يتحمل مجلس الإدارة مسئولية أخطاء المجلس الاستشاري بتشكيل لجنة الإعداد والتنظيم للانتخابات القادمة قبل شهر من انتهاء دورته ، ويعتبر المجلس لاغياً فور إعلان النتائج في الانتخابات العامة وعليه أن يسلم عهدته إلى المجلس الجديد في مدة لا تزيد على شهر من تاريخ إعلان نتائج الانتخابات.

مادة ( 58 )
تقدم استقالات جميع أعضاء مجلس الإدارة إلى الرئيس أو من ينوب عنه ويقدم الرئيس استقالته إلى مجلس العائلة وإلى أمين السر ولا يجوز للعضو التخلي عن مهامه قبل إيجاد بديل له في فترة أقصاها شهر من تاريخ تقديم استقالته.

مادة ( 59 )
كل عضو في الإدارة مسئول أمام مجلسها عن الأخطاء والتقصير في تحمل المسئولية الماطة به، ويعتبر مجلس الإدارة مسئولاً عن تلك الأخطاء وذلك التقصير أمام الجمعية العمومية .

مادة ( 60 )
والمسئولية التي إذا قامت البينة اليقينية القاطعة على أي عضو من أعضاء الإدارة بأنه قد خان الله وذلك بخيانة الأمانة أنيطت به باستغلال أوقاف المأتم أو أمواله لمصلحة شخصية أو مرابحة دنيوية يصدق عليها الاختلاس أو السرقة فإنه يُجرد من مسئولياته فوراً ، ويُرفع أمره إلى القضاء إذا دعت الضرورة ، ولا يحق له تحمل أي مسئولية إدارية في المستقبل.

مادة ( 61 )
يحق لمجلس الإدارة مجتمعاً في نصابه القانوني فصل أي عضوٍ من أعضاءه بعد الاستماع إلى وجهة نظره في الحالات التاليه:
1 - إذا ارتكب جريمة أخلاقية.
2 - إذا أصر على مخالفة مبادئ النظام الأساسي والقرارات الصادرة من مجلس الإدارة.
3 - إذا ثبت استغلاله لمنصبه وصلاحياته لمصلحته الشخصية أو لجهة أُخرى.
4 - إذا اختلس أو سرق أموالاً عينيةً أو نقديةً معلوم بملكيتها للمأتم.
5 - إذا أظهر من الأعمال مالا يتناسب وموضعه الاجتماعي وشرف المسئولية المناط بها.
6 - إذا كثر إهماله واستخفافه بأداء واجبه واتضح بذلك عدم أهليته وكفائتة لتحمل المسئولية.

ويجب على مجلس الإدارة إبلاغ الجمعية العمومية بقرار الفصل لاحقاً وذلك بعد اعتماده وسريان مفعوله.

مادة ( 62 )
يجوز لمجلس الإدارة إصدار لوائح تنظيمية للشئون المالية والإدارية وخطط إجرائية ملزمة لإدارة شئون المأتم وتحقيق أهدافه بشرط أن لا تتعارض تلك اللوائح والخطط مع المبادئ القانونية للنظام الأساسي .

مادة ( 63 )
لا يجوز لأعضاء مجلس الإدارة إظهار الخلاف في شئون إدارة المأتم على شكل مجادلات حادة أو تراشقات كلامية أمام الملأ، بل يجب حل الخلافات بالطرق المثلى كالدعوة إلى اجتماع إداري يسوده الاحترام المتبادل وتناقش فيه القضايا الإدارية بموضوعيه وهدوء.

الباب السابع:   أحكام ختامة
مادة ( 64 )
تعتبر المهام والخدمات الإدارية التي يقوم بها أعضاء مجلس الإدارة مهاماً وخدمات تطوعية بقصد كسب الأجر ونيل الثواب من الله تعالى ، ولا يحق لهم تقاضي الأجور المالية عليها .

مادة ( 65 )
على إدارة المأتم أن تشجع الأعمال التطوعية وتدعوا إليها وتُخصص جوائز رمزية لتكريم أصحاب الأعمال المتميزة.

مادة ( 66 )
تقدم جميع الطلبات و الاقتراحات و الشكاوى الخاصة بشؤون المأتم كتابيا إلى رئيس مجلس الإدارة شريطة أن تكون مذيلة بأسماء مقدميها.

مادة ( 67 )
عند حدوث أي لبس أو غموض في تفسير نص من النصوص الواردة في هذا النظام يرجع إلى اللجنة التي تكفلت صياغته لرفعه وتوضيحه إن أمكن ، وإلا رجع لمن يقبل حكمهم من أهل النظر والاختصاص.

مادة ( 68 )
يعتبر العمل بمقتضى هذا النظام فترة تجريبية ، فإذا مضى على العمل بمقتضى بنوده دورة كاملة من تاريخ إقراره من قبل الجمعية العمومية ولم يسجل أحداً اعتراضا مقبولاً على مواده القانونية ، فعندها يصبح الالتزام ببنوده واجباً قانونياً على جميع الأعضاء.

نص وصية الحاج أحمد بن خميس رحمة الله عليه

 بسم الله الرحمن الرحيم

 الحمد لله الواقف على الضمائر المطلع على السرائر و الصلاة و السلام على سيدنا محمد و آله و صحبه أولي الكرم و المفاخر.

وبعد فمضمون هذه الحجة الشرعية يدل على أن الرجل المكرم الحاج أحمد بن علي بن خميس و هو في حال صحة من نفسه و كمال من عقله و رشده قد أوقف البحرية بساحل السنابس المسماة إحداهن أم المالح والمغزار و الرويسية مع تمام وكمال البيت والعين و الأرض التابعة للبيت المنتقل للواقف المذكور بالبيع المبين من ورثة أولاد ربيع الواقعة بقرية السنابس من البحرين مع تمام و كمال الأسهم المنتقلة له بالبيع المبين في ورثة أولاد ربيع المذكور في عامة الحضرتين الواقعتين بساحل بحر سماهيج من قرى البحرين المسماة إحداهما العريضة و الأخرى الخويسة بعد تعمير الوقف المذكور و صلاحه ينفق الفاضل من حاصله في تعمير الحسينية المعلومة بقرية السنابس التي بناها بنفسه و إن بقى في حاصل الوقف شئ فإلى فرش الحسينية المذكورة و سراجها و غير ذلك من لوازمها جارية منه في حالتي الصحة و الكمال بالطوع و الاختيار بلا إكراه و لا إجبار. و قد جعل الواقف الولاية لنفسه في حياته و بعد مماته للصالح من ذريته و إن انقرضوا و العياذ بالله فالولاية لأخوته من أبيه و إن انقرضوا و العياذ بالله فالولاية لحاكم الشرع الأنور وقفا مؤبدا و حبسا مخلدا إلى أن يرث الله الأرض و من عليها ، فمن بدله بعد ما سمعه فإنما إثمه على الذين يبدلونه إن الله سميع عليم و كان ذلك صحح باليوم العاشر من شهر ربيع الأول من شهور السنة 1337هـ السابعة و الثلاثين و الثلاثمائة بعد الألف من الهجرة المقدسة النبوية على مهاجرها و آله و صحبه أفضل الصلاة و السلام و أكمل التحية و الحمد لله رب العالمين.